طراحی اتوماسیون اداری

سیستم اتوماسیون اداری چیست؟

در گذشته شرکت‌ها برای ثبت و انجام کارهای مختلف از برگه‌های کاغذی استفاده می‌کردند، این شیوه علاوه بر وقت‌گیر بودن، در درازمدت باعث سردرگمی کارکنان و پیچیده‌تر شدن مراحل می‌شد، درنتیجه نیاز به طراحی یک سیستم برای ساده‌تر کردن مراحل اداری روز به روز بیشتر می‌شد.

امروزه فناوری باعث ایجاد تغییرات بسیاری در عملکرد دفاتر اداری شده است و شرکت‌ها نیز از پیشرفت‌های تکنولوژی، اینترنت و دنیای نرم افزارها دور نمانده‌اند. در این زمینه طراحی اتوماسیون اداری یکی از گام‌های اساسی برای ورود تکنولوژی به شرکت‌ها و ساده‌سازی عملکرد آن‌ها با حذف اسناد کاغذی شده است. با استفاده از ابزارهای آنلاین می‌توانید با کاغذها خداحافظی کنید، اما این به معنای اتوماتیک شدن فرآیندهای اداری نیست.

اتوماسیون اداری شامل استفاده از تجهیزات کامپیوتری، نرم افزار و برنامه‌های کاربردی برای جمع‌آوری، ساخت، ذخیره‌سازی، دست‌کاری و انتقال اطلاعات لازم برای انجام وظایف کاری افراد و در نهایت رسیدن به اهداف شرکت‌ها است. دنیای وب با طراحی اتوماسیون اداری امکان برقراری ارتباط در فواصل دور جغرافیایی با سرعت و امنیت بالا را برای شما فراهم می‌سازد.

مدیریت آسان با استفاده از طراحی اتوماسیون اداری

صرفه‌جویی در زمان برای یک مدیر قهار از اهمیت زیادی برخوردار است. شاید اولین چیزی که یک مدیر برای مدیریت بهتر فرآیند کسب‌وکار خود به آن می‌اندیشد این است که بتواند به تمام کارها در کوتاه‌ترین زمان ممکن رسیدگی کند.

اگر بخواهیم به روشی سنتی به فرآیند کسب‌وکار اداری بپردازیم به‌ازای زمان زیادی که صرف می‎کنیم به بازدهی‌ای که مدنظر داریم دست نخواهیم یافت، بنابراین بهتر است از رایانه‌های خود کمک بگیریم و از خودکار سازی فرآیندها در بخش‌های متفاوتی از ادارۀ خود استفاده کنیم تا به بهترین بازده عملیاتی دست ‌یابیم.

طراحی اتوماسیون اداری و در واقع طراحی سیستم‌های نرم افزاری مورد نیاز این حوزه، این کار را برای ما ممکن می‌سازد چراکه اتوماسیون اداری به معنای جمع‌آوری اطلاعات و ذخیره و تغییر آن‌ها، انتقال الکترونیکی داده و رسیدگی به فرآیند کسب‌وکار به روش الکترونیکی است.

مزایای استفاده از اتوماسیون اداری

تغییر چشم‌گیر روند اداری با افزایش پیشرفت تکنولوژی، اغلب ادارات را به طراحی اتوماسیون اداری تحت وب سوق می‌دهد بعضی افراد بر این باورند که استفاده از اتوماسیون اداری کاری دشوار خواهد بود درحالی‌که استفاده از این ابزار اداری نه‌تنها دشوار نیست بلکه در سهولت کارها نقش اساسی دارد. برخی از بزرگ‌ترین مزایای این ابزارهای اداری عبارتند از:

– صرفه‌جویی در هزینه و انرژی

– افزایش توانایی پیگیری مسئولیت‌ها

– امکان مشخص کردن وظایف هریک از کارکنان و پیگیری آن‌ها

– ایجاد شفافیت زیاد در امور مربوط به شرکت

– امکان اولویت‌بندی، کنترل مهلت انجام وظایف و ارسال هشدارها

– استفاده بیشتر از ساعات کاری و افزایش بهره‌وری به‌دلیل کاهش زمان پردازش فعالیت‌ها

– حذف اشتباهات دستی

– بهبود امنیت اطلاعات از طریق ایجاد یک پایگاه داده برای شاخص‌ها، پنل مدیریت، آمار و معیارهای عملکرد فرآیند

– انسجام بیشتر و افزایش سرعت تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌ها

امکانات کاربردی (دبیرخانه و مکاتبات اداری)

چارت سازمانی:

• تعریف چندین چارت سازمانی مستقل و تعیین ارتباط بین آن‌ها
• تعریف رده‌های سازمانی
• تعریف پست‌های سازمانی و انتساب یک یا چند پست به افراد
• تعریف کاربران غیر سازمانی
• تعریف تاریخ انقضا بر روی پست‌های سازمانی و کاربر
• اعمال کنترل‌های امنیتی بر روی کاربر از طریق دسترسی‌های شبکۀ داخلی
• تعریف گروه‌های کاربری جهت سهولت در تعریف دسترسی‌ها

دبیرخانه:

دبیرخانۀ نرم افزار اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامه‌ها و پاسخ‌گویی به‌موقع به طرف‌های تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری، باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگه‌داری بهینۀ اطلاعات می‌شود.
در دبیرخانه، ثبت و گردش كلیۀ مكاتبات سازمان به‌صورت آنلاین و بی‌نیاز از جا‌به‌جایی فیزیكی نامه انجام می‌شود. تصویر اصل نامه‌ها و یا هرگونه سند دیگری در این سیستم به روش آنلاین آرشیو می‌شود.

کارتابل:

كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و … برای مشاهده، رسيدگی و پیگیری امور جاری خود به آن مراجعه می‌کنند. کارتابل، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذی‌نفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامین‌کنندگان و …) قرار می‌گیرد تا با مراجعه به آن، امور جاری خود را به ساده‌ترین شكل ممكن به انجام برسانند.

گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل براساس چارت سازمانی و روال‌های سازمانی صورت می‌گیرد. علاوه‌براین، در کارتابل، بخشی نیز جهت مشاهدۀ اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیل‌های دریافتی و ارسالی و… در نظر گرفته می‌شود.

بایگانی:

در هر سازمان نتایج طرح‌ها، فعالیت‌ها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری به‌صورت اسناد می‌شود. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گران‌بهایی است و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیم‌گیری‌ها است. بنابرین این اسناد باید به‌گونه‌ای مدیریت و طبقه‌بندی شوند که هم دسترسی سریع به آن‌ها امکان‌پذیر باشد و هم در نگه‌داری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعۀ کاربران به اسناد می‌شود.

بایگانی در نرم‌افزار اتوماسیون اداری ، امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پرونده‌ها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم می‌کند.

قرارها و یادآوری‌ها:

مدیران شرکت‌ها و سازمان‌ها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمان‌بندی قرارهای کاری یا جلسات، معمولاً باید با منشی هماهنگی‌های لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسۀ تنظیم‌شده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه برسد. در اتوماسیون اداری، راه‌حل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته می‌شود. کاربران با بررسی قرارها و یادآوری‌ها از برنامۀ روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم را جهت زمان‌بندی و یا حضور در جلسات، انجام می‌دهند.

• امکان ثبت فعالیت‌های سازمان مانند قرار ملاقات و جلسات مهم جهت اطلاع‌رسانی کاربران
• مشاهدۀ قرار ملاقات و جلسات به تفکیک زمان‌های مختلف (روز، هفته، ماه و سال)
• قابلیت ثبت قرار ملاقات و جلسات توسط هر کاربر برای خود و سایر کاربران
• امکان تعریف منابع قرار و مدیریت منابع قرار

دریافت و ارسال پیام:

• امکان ارسال و دریافت پیام برای همۀ کاربران سیستم بدون در نظر گرفتن چارت سازمانی
• ذخیرۀ پیام‌های دریافتی و ارسالی توسط هر کاربر
• امکان بایگانی پیام‌ها
• مشاهدۀ تعداد و وضعیت پیام‌های ارسالی به‌صورت خوانده‌شده و خوانده‌نشده
• امکان ایجاد پیش‌نویس پیام و ذخیرۀ آن
• امکان ارسال گروهی پیام

دفترچه تلفن:

• دفترچه تلفن شخصی و سازمانی
• ثبت شماره‌های تلفن به همراه نام و مشخصات تکمیلی در گروه‌بندی‌های متفاوت
• امکان جستجوی پیشرفته در دفترچه تلفن

تقویم کاری:

• امکان تعریف تقویم درون‌سازمانی برای تعطیلات و مناسبت‌ها
• امکان ایجاد و تغییر تقویم سیستم به شمسی، میلادی و هجری (چند تقویمی)

مدیریت دانش:

هر سازمان برای دستیابی به اهداف خود، از مجموعه دانشی استفاده می‌کند که نزد تک‌تک افراد و در ذهن آن‌ها انباشته شده است. به‌همین‌دلیل، سازمان‌های پیشرو اقدام به جمع‌آوری دانش نهفته نزد پرسنل و گروه‌های کاری می‌کنند.

مدیریت دانش در سازمان‌ها، به ایجاد فرهنگ اشتراک دانش میان کارمندان کمک می‌کند. گرچه دانش می‌تواند توسط افراد کسب شود، ولی برای اینکه سودمند واقع شود، لازم است همۀ اعضای گروه در آن سهیم شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری ، زيرساخت‌های لازم برای پیاده‌سازی مدیریت دانش را فراهم می‌کند.

مدیریت مدارک و مستندات:

در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم می‌شود. با بهره‌گیری از این امکان، طبقه‌بندی، ویرایش و همچنین مشاهدۀ سابقۀ نسخه‌های ویرایش‌شدۀ مدارک با حفظ امنیت، به‌سادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.

گالری تصاویر:

• امکان تعریف عنوان آلبوم و انتساب مجموعه‌ای از تصاویر به هر آلبوم
• امکان گروه‌بندی موضوعات گالری
• امکان تعریف سطح دسترسی و نحوۀ مشاهدۀ گالری تصاویر توسط کاربران

تابلو اعلانات:

تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار می‌دهد، مسئولان امور اداری را قادر می‌سازد تا به ساده‌ترین و سریع‌ترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز، اطلاع‌رسانی کنند.

گزارش‌ساز:

گزارش‌ساز ابزار قدرتمندی در نرم افزار اتوماسیون اداری است که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران می‌گذارد.

مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات:

انواع حقوق دسترسی به بخش‌های مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری در دو سطح کاربری و گروه‌های کاربری قابل تعریف است. همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیت‌های سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت می‌شود.

محیط کاربری تحت وب:

دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامه‌ها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان

امکانات پیشرفته

مدیریت پروژه:

مدیریت پروژه در نرم افزار اتوماسیون، این امکان را برای کاربران فراهم می‌کند تا امور و فعالیت‌های خود را در قالب پروژه‌های مختلف تعریف کرده و با ایجاد زمان‌بندی و اولویت‌بندی مراحل مختلف و تعیین وابستگی، اجرا و پیگیری کنند. با این امکان؛ فعالیت‌های کاربران طبقه‌بندی، زمان‌بندی و همچنین اولویت‌بندی می‌شود و امکان برنامه‌ریزی جهت انجام امور روزانه و آینده را به‌سادگی برای کاربر فراهم می‌کند.

دریافت و ارسال ایمیل:

اتوماسیون اداری قابلیت ارسال و دریافت گروهی ایمیل و همچنین زمان‌بندی (ارسال ایمیل‌های هدفمند در زمان‌های مشخص‌شده) را داراست.

دریافت و ارسال فکس:

در اتوماسیون اداری، ارسال و دریافت گروهی فکس فراهم می‌شود که دسترسی کاربران را به اطلاعات مورد نظر مقدور می‌سازد.

ارسال پیامک:

• ایجاد پیام‌ فارسی و انگلیسی و ارسال از روی سیستم جهت ارسال و دریافت اطلاعات
• امکان ارسال هشدارهای مربوط به سیستم اتوماسیون اداری به‌صورت پیامک به کاربران مانند قرار ملاقات و جلسات، ارجاع جدید، تایید ماموریت و …

حضور و غیاب:

مشاهدۀ کارکرد پرسنل از اهداف اصلی امکان حضور و غیاب در نرم افزار اتوماسیون اداری است. کاربران می‌توانند کارکرد خود را به‌صورت روزانه و ماهانه از جمله کسر کار، اضافه‌کار، مرخصی، ماموریت و … را از طریق کارتابل مشاهده و بررسی کنند.

ارتباط تصویری:

با استفاده از امکان ارتباط تصویری در نرم افزار اتوماسیون اداری، کاربران می‌توانند بدون استفاده از تلفن، ارتباط تصویری و یا متنی داشته باشند.

نظارت بر فعالیت‌های سازمان:

• تعریف زمان استاندارد برای هر یک از فعالیت‌ها
• نمایش حجم فعالیت‌های انجام‌شده در هر یک از نقاط فرآیند
• تشخیص گلوگاه‌ها از نظر تعداد و زمان انجام کار
• مدیریت بهتر منابع انسانی جهت انجام فعالیت‌های مهم
• تشخیص مشکلات مربوط به عدم طراحی مناسب ساختارهای سازمانی

امکانات ویژه (ارتباط با ابزارهای گردش کار)

مدیریت فرآیندها و گردش کار سازمان:

یکی از مهم‌‏ترین مشکلات و چالش‏‌های پیش روی مدیران شرکت‏‌ها و سازمان‌ها، نحوۀ مدیریت گردش کار و پیگیری امور محوله به افراد آن مجموعه است. روش‌های مرسوم مبتنی بر یادداشت‌‏های کاغذی و یا پیگیری‏‌های تلفنی و… ، هیچ‏‌کدام نمی‌تواند پاسخگوی نیازهای یک مجموعۀ کارآمد و هدفمند باشد. وابستگی امور ارجاعی به اشخاص از جمله؛ حضور فیزیکی، عدم دسترسی به اطلاعات در هر لحظه، کندی انتقال اطلاعات، از دسترس خارج شدن نتایج پیگیری‌‏ها در غیاب فرد مسئول و عدم تعیین تاریخ سررسید، به‌عنوان ضعف سیستم‌‏های سنتی در شرکت‏‌ها و سازمان‌ها به وضوح قابل مشاهده است.

ابزار طراحی فرآیند:

با بهره‌مندی از ابزار طراحی فرآیند، فرآیندهای سازمان به‌سادگی به‌صورت گرافیکی مرحله‌به‌مرحله قابل طراحی است و مسئولیت و وظایف افراد در سازمان براساس چارت و یا روال‌های سازمانی به این مراحل اختصاص می‌یابد.

فرم‌ساز و سیستم‌ساز:

طراحی و ایجاد فرم‌های الکترونیکی جهت ثبت فعالیت‌ها، به‌سادگی توسط کاربران در ابزار فرم‌ساز قابل پیاده‌سازی است. فرم‌ها و اطلاعات ثبت‌شده در آن‌ها قابل ویرایش و جستجو هستند.

مدیریت، ایجاد و ویرایش انواع فرم‌ها و انواع فیلدهای داده (جعبه متنی، جعبه متنی چند خطی، برچسب، تاریخ، ساعت، کلمه عبور و…) در این ابزار امکان پذیر است.

از ویژگی‌های این ابزار، می‌توان به ایجاد فرم‌هایی کاربردی مطابق با نیاز و سلیقۀ مسئول طراحی، جهت ثبت و ذخیره‌سازی اطلاعات اشاره نمود.

سیستم‌ساز، ابزار پیشرفته‌ای پس از فرم‌ساز است که می‌توان علاوه بر تعریف فرم‌ها به‌صورت اطلاعاتی، ارتباط بین آن‌ها را نیز تعریف نمود. باتوجه به اتصال سیستم‌ساز به محیط گردش کار، می‌توان این سیستم را در درون سازمان به صورت فرآیندی به کار گرفت.