امکانات کاربردی (دبیرخانه و مکاتبات اداری)
چارت سازمانی:
دبیرخانه:
دبیرخانۀ نرم افزار اتوماسیون اداری با رویکردی مبتنی بر سهولت کاربری، سرعت ثبت نامهها و پاسخگویی بهموقع به طرفهای تجاری و غیر تجاری توسعه داده شده است. این سیستم با سرعت بخشیدن به امور اداری، باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینۀ اطلاعات میشود.
در دبیرخانه، ثبت و گردش كلیۀ مكاتبات سازمان بهصورت آنلاین و بینیاز از جابهجایی فیزیكی نامه انجام میشود. تصویر اصل نامهها و یا هرگونه سند دیگری در این سیستم به روش آنلاین آرشیو میشود.
کارتابل:
كارتابل محیطی است كه کاربران سازمان اعم از مديران، کارشناسان و … برای مشاهده، رسيدگی و پیگیری امور جاری خود به آن مراجعه میکنند. کارتابل، در اختيار تمامی کاربران داخل سازمان و ذینفعان سازمان (مشاوران، پیمانکاران، تامینکنندگان و …) قرار میگیرد تا با مراجعه به آن، امور جاری خود را به سادهترین شكل ممكن به انجام برسانند.
گردش مکاتبات و ارجاعات در کارتابل براساس چارت سازمانی و روالهای سازمانی صورت میگیرد. علاوهبراین، در کارتابل، بخشی نیز جهت مشاهدۀ اطلاعات پرسنلی نظیر ساعات کارکرد ماهانه، ایمیلهای دریافتی و ارسالی و… در نظر گرفته میشود.
بایگانی:
در هر سازمان نتایج طرحها، فعالیتها و اقدامات، مکاتبات داخلی و بین سازمانی منجر به ایجاد روز افزون سوابق اداری بهصورت اسناد میشود. این اسناد حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی است و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تصمیمگیریها است. بنابرین این اسناد باید بهگونهای مدیریت و طبقهبندی شوند که هم دسترسی سریع به آنها امکانپذیر باشد و هم در نگهداری اسناد دقت شود که این امر باعث کاهش هزینه و سهولت مراجعۀ کاربران به اسناد میشود.
بایگانی در نرمافزار اتوماسیون اداری ، امکان بازیابی سریع و آسان به اطلاعات پروندهها و مکاتبات را جهت انجام امور و پاسخگویی به مراجعات فراهم میکند.
قرارها و یادآوریها:
مدیران شرکتها و سازمانها جهت اطلاع از روند کاری سازمان و زمانبندی قرارهای کاری یا جلسات، معمولاً باید با منشی هماهنگیهای لازم را انجام دهند تا تداخلی در تاریخ یا ساعت جلسات اتفاق نیفتد. همچنین باید جلسۀ تنظیمشده به اطلاع تمامی پرسنل و یا پرسنل مربوطه برسد. در اتوماسیون اداری، راهحل سیستمی مناسبی برای تنظیم قرارها و جلسات کاری در نظر گرفته میشود. کاربران با بررسی قرارها و یادآوریها از برنامۀ روزانه و یا هفتگی خود مطلع شده و اقدامات لازم را جهت زمانبندی و یا حضور در جلسات، انجام میدهند.
دریافت و ارسال پیام:
دفترچه تلفن:
تقویم کاری:
مدیریت دانش:
هر سازمان برای دستیابی به اهداف خود، از مجموعه دانشی استفاده میکند که نزد تکتک افراد و در ذهن آنها انباشته شده است. بههمیندلیل، سازمانهای پیشرو اقدام به جمعآوری دانش نهفته نزد پرسنل و گروههای کاری میکنند.
مدیریت دانش در سازمانها، به ایجاد فرهنگ اشتراک دانش میان کارمندان کمک میکند. گرچه دانش میتواند توسط افراد کسب شود، ولی برای اینکه سودمند واقع شود، لازم است همۀ اعضای گروه در آن سهیم شوند. نرم افزار اتوماسیون اداری ، زيرساختهای لازم برای پیادهسازی مدیریت دانش را فراهم میکند.
مدیریت مدارک و مستندات:
در نرم افزار اتوماسیون اداری امکان مدیریت مدارک و مستندات فراهم میشود. با بهرهگیری از این امکان، طبقهبندی، ویرایش و همچنین مشاهدۀ سابقۀ نسخههای ویرایششدۀ مدارک با حفظ امنیت، بهسادگی و سهولت قابل انجام خواهد بود.
گالری تصاویر:
تابلو اعلانات:
تابلو اعلانات در اتوماسیون اداری با امکاناتی که در اختیار کاربر قرار میدهد، مسئولان امور اداری را قادر میسازد تا به سادهترین و سریعترین روش ممکن از طریق تابلو اعلانات در موارد مورد نیاز، اطلاعرسانی کنند.
گزارشساز:
گزارشساز ابزار قدرتمندی در نرم افزار اتوماسیون اداری است که امکانات مختلفی را جهت ساخت گزارشات داینامیک و پارامتریک در اختیار کاربران و مدیران میگذارد.
مدیریت سطوح دسترسی و کنترل اطلاعات:
انواع حقوق دسترسی به بخشهای مختلف نرم افزار اتوماسیون اداری در دو سطح کاربری و گروههای کاربری قابل تعریف است. همچنین تمامی عملیات ویرایش و حذف موجودیتهای سیستم، همراه با زمان، نام کاربری و شرح انجام آن به طور خودکار ثبت میشود.
محیط کاربری تحت وب:
دسترسی و پیگیری در هر لحظه و در هر کجا به نامهها و ارجاعات بدون حضور فیزیکی در محل سازمان
