چگونه نرم افزار مناسب کسب و کارتان انتخاب کنید؟

چطور می‌توانید نرم افزار مناسب کسب و کارتان تهیه کنید؟

سیستم‌های نرم افزارهای امروزی قدرتمند، جامع و سریع هستند و این چیزی‌ست که از سیستم مدرن می‌توان انتظار داشت. اما وجود این توانمندی‌ها به‌همراه تنوع در ارائۀ محصولات موجب شده تا انتخاب نرم افزار مناسب کسب و کار به شدت مشکل گردد. بهترین راه‌حل برای انتخاب یک نرم افزار خوب این است که یک لیست از تمام اقلامی که یک سیستم مدیریت را بهبود می‌بخشد، تهیه کنید. در تهیۀ این لیست باید نظرات مدیران، شرکا، واحدهای مختلف (همچون حسابداری) و اپراتورها لحاظ گردد.

اشتباه متداولی که معمولاً مدیران کسب و کارها در زمان انتخاب نرم افزار مرتکب می‌شوند، این است که به کاری که نرم افزار انجام می‌دهد، توجه می‌کنند درصورتی‌که موارد بسیار مهم دیگری همچون کارایی، قابل اطمینان بودن و ایمنی، بر عملکرد دقیق یک نرم افزار بسیار تاثیرگذار است. یک سیستم نرم افزاری باید سطح دخالت انسان را در فرآیندهای مدنظر به حداقل برساند. به‌این‌ترتیب در اکثر کارها، نیروی انسانی کاهش خواهند یافت. با حذف کارمندان از معادله، سیستم نرم افزاری شما خطرات خطا را کاهش می‌دهد، کیفیت عملکرد را بهبود می‌بخشد و سطح کنترل خود را افزایش می‌دهد. عوامل بسیار زیادی در تهیه و انتخاب یک نرم افزار مناسب مطرح هستند که عدم توجه به آن‌ها مشکل در کسب و کار و هدر رفت منابع مالی را در بر دارد. برخی از مهم‌ترین فاکتورها شامل قابلیت اطمینان، سرعت، سازگاری، امنیت، کیفیت نرم افزار و… است که در این مقاله سعی داریم تمامی این مفاهیم را به وضوح شرح داده تا در زمان تهیۀ نرم افزار اختصاصی برای خود با آگاهی مناسبی اقدام به انتخاب نمایید.

یکی از مهم‌ترین پارامترهایی که در زمان خرید باید مدنظر قرار گیرد بحث کنترل کیفیت نرم افزار است

زمانی‌که تصمیم به انتخاب یا طراحی نرم‌افزار مناسب برای محیط کسب وکار خود می‌گیرید، انبوهی از سوالات و نگرانی‌ها مانند قیمت‌ مناسب و انتخاب صحیح مطرح می‌شود، به‌ خصوص که اگر تجربۀ خوبی از نرم افزارهایی که قبلاً استفاده کرده‌اید در ذهنتان نداشته باشید. با تجربه‌ای که در برخورد با مدیران مختلف کسب کرده‌ایم، می‌توان گفت دو سوال دغدغۀ اصلی متقاضیان نرم افزارهای مختلف است:

۱ – چگونه می‌توان نرم افزار مناسب کسب و کار انتخاب کرد؟

۲ – چه فاکتورهای اساسی در زمان خرید و تهیۀ نرم افزار باید در نظر گرفت؟

چه فاکتورهای اساسی در زمان خرید و تهیۀ نرم افزار باید در نظر گرفت؟

در این مطلب تمامی فاکتورهای اساسی انتخاب نرم افزار به تفصیل شرح داده خواهند شد تا دید جامعی به مدیران کسب و کارها الهام بخشد. در ادامه به این موارد خواهیم پرداخت:

۱ – کیفیت نرم افزار: یکی از مهم‌ترین پارامترهایی که در زمان خرید باید مدنظر قرار گیرد بحث کنترل کیفیت نرم افزار است. شرکت طراح و توسعه‌دهندۀ نرم افزار، کیفیت تمامی حالت‌های استاندارد عملکرد نرم افزار را شرح می‌دهد و خیال خریدار را از لحاظ بسیاری از مسائل فنی راحت می‌کند. به‌‌عنوان مثال اگر تعداد کاربران در حد زیادی افزایش یابد، نرم‌افزار چه عکس‌العملی از خود نشان می‌دهد؟

۲ – سازگاری نرم افزار: هر چقدر که نرم افزار طراحی‌شده، تعداد بیشتری از نیازهای شما را پشتیبانی کند، سازگاری بیشتری با نیازهای شما خواهد داشت. بنابراین بهتر است قبل از تهیه و طراحی نرم افزار، نیازهای خود را شناسایی و اولویت‌بندی کنید و در نهایت نرم افزاری که ببشترین نیازهای با اولویت بیشتر شما را پشتیبانی کند را انتخاب کنید.

۳ – انعطاف‌پذیری: در زمان طراحی نرم افزار توجه داشته باشید که نرم افزار مدنظرتان اینقدر انعطاف‌پذیری داشته باشد که قسمت‌های مختلف را بتوانید مطابق با سلیقۀ خود تنظیم کنید. وجود ابزارهای انعطاف‌پذیری همچون گزارش‌سازها، فرم‌سازها، نامه‌سازها و طراحی مسیر گردش کار به شدت در نرم افزار گسترش یافته است.

۴ – سرعت نرم افزار: نرم افزاری مناسب است که زمان انجام کارها را به حداقل برساند. نرم افزاری که می‌خواهید استفاده کنید باید تحت وب، سبک و سریع باشد تا نیاز به نصب نرم افزارهای جانبی نیز نداشته باشد و با جستجوگرهای مختلف سازگاری داشته باشد.

۵ – یکپارچگی تمامی قسمت‌های نرم افزار: امروزه نرم افزارهای جزیره جزیره منسوخ شده‌اند و سیستم‌های ERP جای آن‌ها را گرفته‌اند. شما باید به دنبال یک محصول یکپارچه باشید. برای این موضوع دقیقاً مشخص کنید چه واحدهایی از طریق نرم افزار باید با هم مرتبط باشند و آن را برای طراح و کارشناس نرم افزار توضیح دهید تا بتوانید بهترین استفاده را از ظرفیت نرم افزار ببرید. یکپارچه‌بودن نرم افزار از بسیاری از دوباره‌‌کاری‌ها جلوگیری می‌کند و کلیۀ اطلاعات شما در یک پایگاه داده ذخیره می‌گردد؛ بنابراین فقط یک سرور می‌تواند کلیۀ نیازهای شما را پاسخگو باشد.

۶ – میزان منابع مصرفی: یک نرم افزار مناسب کسب و کار  باید جهت اجرا در محیط کسب و کار شما کمترین منابع سخت افزاری را به کار گیرد.

۷ – قیمت: یک نرم افزار خوب باید توجیه اقتصادی بالایی برای کسب و کار شما به همراه داشته باشد. در واقع باید با به خدمت گرفتن نرم افزار بتوانید بسیاری از هزینه‌های فعلی را کاهش داده و خدمات به مشتریان را افزایش دهد. باید توجه داشت که قیمت در انتخاب یک نرم افزار نباید باعث شود که یک نرم افزار نامناسب انتخاب گردد و بعد از مدتی مجبور شوید به دنبال یک محصول خوب باشید.

۸ – پشتیبانی از نرم افزار: از مهم‌ترین فاکتورهای زمان طراحی نرم افزار مناسب کسب و کار، خدمات پس از فروش آن محصول است. توجه داشته باشید در قرارداد طراحی و توسعۀ نرم افزار، حتماً به بخش پشتیبانی از نرم افزار توجه ویژه‌ای داشته باشید.

۹ – امنیت: یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم افزار خوب، امنیت آن است.

یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم افزار خوب، امنیت آن است