چند دستور ساده برای بهینه کردن دورکاری تیمی
قبل از شروع باید به یک نکتۀ مهم توجه کنیم، در دو حالت زیر، دورکاری تیمی برای شما مناسب نیست و این نوشته به درد شما نخواهد خورد:
۱ – شما کارفرما یا مدیری هستید که به تیم یا کارمندها اعتماد ندارید (دنبال این نشانهها بگردید: درخواست ارسال گزارش روزانه، مسئولیتهای سنگین فقط بر دوش یک یا دو نفر، جریمه برای هر چیزی)
۲ – شما کارمندی هستید که فکر میکنید قوانین، مثلاً ساعت شروع یا پایان کار، در شأن شما نیست و ارزشی که ایجاد میکنید ورای قوانین تیم قرار میگیرد.
شبیهسازی محیط فیزیکی
قدم اول؛ یک نرمافزار مخصوص چت برای کار داشته باشید. این نرمافزار نباید در موارد شخصی مورد استفاده قرار بگیرد. مثلاً تلگرام و واتساپ گزینههای اشتباهی هستند. سه امکان زیر باید در این نرمافزار وجود داشته باشد:
الف) قابلیت منشن کردن
ب) قابلیت ساخت کانالهای مجزا
ج) قابلیت چت تکبهتک و دو نفر به بالا
اسلک گزینۀ عالی برای این کار است. البته مطمئن نیستم که هزینه یا فیلترینگ آن در ایران چقدر میتواند آزاردهنده باشد. دقت کنید که ورود و خروج به نرمافزار چت، کاری به منزلۀ شروع و پایان کار برای شماست؛ هم بهلحاظ ذهنی برای خود شما و هم از لحاظ تیمی برای اطلاع از حضورتان.
شبیهسازی اینتراکشنهای انسانی
در یک محیط کاری واقعی، ورود و خروجتان را چطور اعلام میکنید؟ با سلام و صبحبخیر و خداحافظ. زمانیکه از دورکاری تیمی استفاده میکنید، همین را در چت تیم هم اجرا کنید. یک آیکون دستتکاندادن یا صبحبخیر برای اعلام شروعبهکار شما کافیست. همینطور موقع اتمام کار هم یک سیگنال چند کلمهای برای خروج کافیست.
اگر برای دستشویی، چایی ریختن، قدم زدن یا هرکاری قصد دارید از پشت کامپیوتر بلند شوید، یک سیگنال کوتاه چند کلمهای بنویسید: مثلاً ۲۰ دقیقه نیستم و یا یک ساعت میروم ناهار.
در صحبت کردن رو در رو شما منتظر جواب از طرف مقابل نمیمانید و حداقل متوجه میشوید طرف صحبت شما حرفتان را شنیده است. بنابراین وقتی یک پیغام چت دریافت میکنید، بلافاصله با آیکون یا یک جمله مثل “بگذار فکر کنم” جواب بدهید. حتی اگر نمیدانید چه جوابی باید بدهید، بهترین کار، مطمئن کردن طرف مقابل از دریافت پیغام است. (نکتۀ کنکوری: اگر تیم، کار با تمرکز بالا انجام میدهد، در پیغام ارسال شده میتوانید قید کنید که هروقت فرصت داشتید جواب بدهید.)
تا جان در بدن دارید از آیکون و گیف و عکس استفاده کنید و فضا را امن و راحت کنید. وقتی فقط کار ذهنی انجام میدهید و هیچ اینتراکشن انسانی ندارید، اضطراب روزانۀ کاری ذرهبهذره بیشتر میشود. چت و متن هم میتواند باعث سوءبرداشت و ناراحتی شود. آیکونها، گیفها و تماس تصویری چارۀ این مشکل هستند.
ابزار بیشتر
بهغیر از ابزار چت برای دورکاری تیمی، احتیاج به دو نرمافزار دیگر هم دارید: اول جایی برای ثبت کارها و برنامهها و دوم نرمافزاری برای تماس تصویری. توصیۀ کلی این که، همین سه نرمافزار کافیست و بیشتر از این اوضاع را با معرفی و تست سرویسهای بیشتر آشفته نکنید.
برای ثبت کارها و داکیومنتها میتوانید از یک اکسل شیت بهاشتراکگذاشتهشده در گوگل داکز شروع کنید و به ترکیب ترلو + گوگل داکز برسید. معمولاً همین ترکیب برای شرکتهایی تا ۵۰۰ نفر هم بهراحتی کار خواهد کرد. وظایف و زمانبندی و تیمها در ترلو مشخص میشود، اهداف و اعداد و مستندات در گوگل داکز. هر دو هم رایگان و همهجا در دسترس هستند. از نرمافزارهایی که ادعا میکنند همۀ اینها را باهم انجام میدهند پرهیز کنید.
برای تماس تصویری نرمافزاری انتخاب کنید که امکان چت چند نفر در هر پلتفُرمی را ساپورت کند. لینک چت یا نحوۀ اتصال را در هر جلسه در گوگلکلندر ثبت کنید.
بهرهوری بیشتر در دورکاری تیمی
هر روز ده دقیقه یا کمتر یک جلسۀ روزانه داشته باشید و گپ بزنید. ده دقیقه نه بیشتر. برای گزارش گرفتن یا دادن استفاده نکنید و بیشتر صرف چهکاری کردیم و چه کار باید بکنیمِ امروز بکنید.
بههیچوجه از ایمیل استفاده نکنید. ایمیل معمولاً منتهی به متنهای بلند و اکشنهای فراموششده خواهد شد. استفادۀ مناسب از ایمیل در موارد زیر میتواند باشد: قرار جلسات، نوتیفیکیشن از سرویسهای جانبی، اطلاعات کلی.
قرار جلسات را در یک سرویسدهندۀ آنلاین مثلاً گوگلکلندر تنظیم کنید. حتماً به زمان شروع و پایان پایبند باشید و حتماً موضوع و اکشنهای جلسه را در کلندر ثبت کنید. چهبهتر اگر به افراد حاضر در جلسه از قبل موضوع و نحوۀ گرداندن جلسه را یادآوری کنید (مثلاً ما با ۵ دقیقه گزارش شروع میکنیم، بعد هرکسی میتواند نظرش را دربارۀ موضوع ایکس بگوید، این جلسه فرداست و میتوانید با خواندن مستند ایگرگ، بیشتر در جریاناش قرار بگیرید).
هرچیزی را روی یک سرویس، مستند کنید و از پخش کردن اطلاعات کاربردی حتماً پرهیز کنید. مثلاً نحوۀ لاگین به فلان سرویس نباید در کانال چت عمومی وب سایت باشد و نحوۀ تغییر کاربری در فلان داکز در گوگل. چهبهتر که یک راهنما یا ایندکس برای راحتی پیدا کردن اطلاعات داشته باشید. (در این مورد، هر تیمی میتواند ابزار خودش را داشته باشد، مثلاً تیم فنی با گیتهاب. ولی برای همۀ شرکت، یک محل مشخص برای اطلاعات عمومی باید داشته باشید).
برای مدیران
حتماً یک بار در هفته جلسۀ توضیحی در ویدیوچت برگزار کنید و در حد بیست دقیقه آنچه گذشت یا آنچه قرار است بگذرد را توضیح بدهید. بعد هم بیست دقیقه برای سوال و جواب. همۀ شرکت باید حضور داشته باشند.
تیم اچآر باید کاملاً از وضعیت سلامت روانی تکتک افراد مطمئن باشد. دورکاری مخصوصاً اگر با تجربۀ قبلی نباشد، میتواند باعث اضطراب و ناراحتی و سوءبرداشتهای مکرر شود. مثلاً دیرکرد در پرداخت حقوق در حالت غیر دورکاری با یک صحبتِ گذری، قابل توضیح دادن است ولی در حالت دورکاری تیمی میتواند باعث ایجاد شایعه و مشکلات پلکانی بعدی بشود.
جلسات یکبهیک هفتگی بین مدیر و کارمند، جزو اولویتهای بالا باید باشد. در حالت دورکاری شاید جلسهای مهمتر از این نداشته باشیم. هفتهای یک بار. یک ربع. سوال و جواب و پیگیری از مدیر دربارۀ شرایط کار و نه خود کار. مثلاً سوال فلان تسک انجام شد یا نه، سوال غلطی برای این جلسه است. سوال درست: چه چیزی باعث میشود کار آنطوری که باید؛ لذتبخش نباشد؟ و یا: هفتۀ پیش گفتید از فلان چیز ناراضی هستید، من در طی این هفته، این کار را برای بهبودش انجام دادم.
مرزبندی زندگی و کار
وقتی از خانه کار میکنید، سادهترین و مضرترین کار، شروع و پایان کار در ساعت دلخواه است. هزاران مقاله در اینترنت وجود دارد که محل خواب و کار یا لباس کار در منزل با لباس وقت استراحت، باید فرق داشته باشد. همۀ این مقالهها به یک نکته اشاره دارند: مغز شما باید باور کند که ساعت ۹ تا ۵ مخصوص کار و بعد و قبلاش مخصوص هر چیز دیگر است. این بهراحتی به دست نمیآید و احتیاج به تمرین یا Fake it until you make it دارد. ساعت کاری بیشتر، اضطراب بیشتر، خروجی کمتر.
منبع: ویرگول، علی دیشیدی