یکی از اتفاقات مهم در کسب و کارها که سال 1400 به ارمغان آورد، غیر حضوری شدن و روی آوردن به ابزارهای دیجیتال برای انجام فعالیت است. شما می توانید تمام ایده های ذهنی خود را از طریق ابزارهای دیجیتال پیاده کنید و مسیر موفقیت را در پیش بگیرید. در گذشته وکلا از ورق های کاغذی برای ضبط و انجام کارهای مختلف استفاده می کردند. این روش علاوه بر زمان بر بودن، باعث سردرگمی و رویه های پیچیده در دراز مدت شد. در نتیجه نیاز به طراحی سیستمی برای ساده سازی مراحل اداری وکالت روز به روز افزایش یافت. استفاده از فناوری اطلاعات توسط وکلا دارای مزایایی همچون ارتقای کیفیت، امنیت و اثربخشی موکل، کاهش خطاهای حقوقی، مدیریت پرونده های سخت و آسان، به روز رسانی اطلاعات و ایجاد فرصتی برای نظارت و کمک به تصمیم گیری وکلا با بهبود است. دسترسی به اطلاعات حقوقی طول می کشد.
نرم افزار مدیریت دفتر وکالت برای وکلا یک راه حل مدیریت ارتباط با موکل است که به مراکز حقوقی اجازه می دهد تا بر روابط خود با موکلین نظارت کرده و اطلاعات لازم و مورد نیاز را در مورد پرونده های حقوقی ثبت کنند. از زمانی که یک فرصت جدیده مشاور و یا پرونده کیفری برای ارتباط ثبت می شود، تمام فعالیت های مانند زمان مراجعه حضوری، اطلاعات مورد نیاز و مستندات پرونده، پرداخت ها ثبت و ذخیره می شود. این ثبت یکپارچه اطلاعات باعث می شود که فرآیند پیگیری دقیق و بدون خطا طی شود که رضایت مراجعه کننده را در پی دارد و باعث برگشت موکل می شود.
نرم افزار مدیریت دفتر وکالت برای وکلا یک راه حل مدیریت ارتباط با موکل است که به مراکز حقوقی اجازه می دهد تا بر روابط خود با موکلین نظارت کرده و اطلاعات لازم و مورد نیاز را در مورد پرونده های حقوقی ثبت کنند. نرم افزار وکالت و نرم افزار مدیریت موکل یکی از ابزارهایی است که به مدیریت تیم حقوقی و مشاوران کمک می کند تا نرخ تبدیل از مشاوره به قرارداد را 100٪ افزایش دهد، مدیریت وظایف وکیل را ممکن می سازد، با ایجاد فرآیند پیگیری و اعلام نتایج به موکلین، رابطه ای مبتنی بر رضایت ایجاد کند و امکان دسترسی به فایل ها را به صورت یکپارچه فراهم می کند. با نرم افزار مدیریت دفتر وکالت، رویه حقوقی مدرن خود را از یک جا مدیریت کنید.
فرض کنید امروز با یکی از بزرگترین موکلین خود ملاقات می کنید. این شخص تمامی امور حقوقی شرکت بزرگ خود را به موسسه حقوقی شما سپرده است. علاوه بر این بیشتر دوستانش را به شما معرفی می کند و مشتریان بیشتری برای شما به ارمغان می آورد. اما امروز که می خواستید قبل از جلسه یک بار دیگر پرونده را مرور کنید، متوجه شدید که یکی از مهمترین اسناد در پرونده گم شده است. تمام مدارک و مدارک خود را جستجو کردید اما پیدا نکردید. بدترین چیز این است که در جلسه قبلی خود به دلیل اهمیت این سند و عدم امکان صدور رونوشت آن را از مشتری گرفتید تا از سالم بودن و گم نشدن آن مطمئن شوید. ، اما حالا…
احتمالاً می توانید به راحتی ادامه داستان و عواقب این حادثه را حدس بزنید. قطعاً نمی خواهید چنین سناریویی را در دفتر وکالت خود تجربه کنید، نرم افزار مدیریت دفتر وکالت دارای یک کاربرد اساسی برای وکلا و مشاوران حقوقی است. تاخیر در ارتباط با مشتری یک چالش جدی برای هر کسب و کاری است. در این بین موسسات حقوقی بیش از سایرین نیاز به حفظ رابطه خود با موکل دارند زیرا موفقیت اقدامات آنها کاملاً به این موضوع بستگی دارد. اگر صاحب یک موسسه حقوقی یا دفتر هستید، بهتر از هرکسی می دانید که از دست دادن اطلاعات در میان حجم زیادی از اسناد حقوقی، مانند سناریویی که در ابتدا ذکر شد، آسان است. چنین رویدادهایی می تواند تأثیر منفی بر اعتبار شما داشته باشد. از طرفی پیگیری و ارتباط با مشتریان نیز نیازمند هماهنگی دقیق است.
اما با نرم افزار مدیریت دفتر وکالت می توانید تمامی روابط و تعاملات با مشتریان خود را مدیریت کنید. با توجه به حجم زیادی از داده هایی که وکلا و مشاوران حقوقی با آن سروکار دارند، استفاده از سیستمی برای ذخیره داده های ارزشمند، دسترسی آسان به آنها در صورت نیاز و پوشش تمامی جنبه های لازم برای توسعه موسسه حقوقی خود از اهمیت بالایی برخوردار است.
از مهم ترین کاربرد طراحی بهصورت تحت وب و آنلاین با قابلیت مدیریت از هر مکان و زمانی است. در ادامه به برخی از کاربرد های که نرم افزار مدیریت دفتر وکالت دارد، اشاره میکنیم:
_ نمای کامل از وضعیت مشتریان
_ متمرکز کردن داده های موکل در یک مکان
_ اولویت بندی وظایف
_ ثبت و پیگیری تعاملات با موکل
_ فرآیند پذیرش خودکار
_ تنظیم قرار ملاقات
_ افزایش رضایتمندی موکلین
_ ارائهی گزارشهای دقیق
_ امنیت اسناد و مدارک ارزشمند
مزایای کلی هر سیستم حقوقی، بهبود کیفیت پرونده موکل، افزایش بهره وری و بهبود سودآوری است. این مزایا توسط برنامه های کاربردی مختلف ایجاد می شوند و به روش های مختلف بر سازمان ها تأثیر می گذارند. در ادامه به برخی از امکاناتی که با استفاده از نرم افزار مدیریت مدیریت دفتر وکالت در اختیار شما قرار می گیرد، اشاره میکنیم:
دفاتر وکالت می توانند از سیستم مدیریت ارتباط با موکل یا CRM برای حفظ مشتریان و جذب مشتریان جدید استفاده کنند. این سیستم در نرم افزار مدیریت دفتر وکالت بر اساس نیاز دفتر وکالت شما اختصاصی خواهد شد و به بهبود تمامی خدمات قابل ارائه در دفتر شما کمک می کند. با استفاده از این سیستم ایجاد فایل برای هر موکل و اختصاص امتیاز به هر موکل در اختیار مدیر دفتر قرار می گیرد.
CRM ویژه دفتر وکالت سوابق هر مشتری را در پنل مخصوص به خود نمایش می دهد. همچنین امکان تخصیص کد وفاداری به هر موکل در سیستم CRM وجود دارد تا شناسایی مشتریان خاص و همیشگی در هنگام مراجعه به دفتر وکالت آسان شود.
آیا اطلاعات موکلانی که در ۳ سال اخیر برای پرونده خود به شما مراجعه کرده است،دارید؟ در چند ماه اخیر چه کارهای تبلیغاتی برای دفتر وکالت خود انجام دادید؟ آیا عدد و رقمی دارید که بدانید کدام موثرتر بوده است؟ ضریب تبدیل هر کدام از مشاوره های حقوقیان چه میزان است؟ آیا از شیوه ارتباط مشاوران حقوقی با موکلان مطلع هستید؟چند درصد موکلین از شما بیش از یک بار برای پرونده هایشان مراجعه کرده اند؟ با رفتن هر مشاور حقوقی چه میزان شما بابت پیگیری های جاری آن مشاور و ارتباط های ایشان با مشتریان قبلی متضرر می شوید؟
پاسخ به نمونه سوالاتی که خواندید و ده ها سوال دیگر از دغدغه های اصلی اکثر وکلا است. نرم افزار مدیریت دفتر وکالت برای مدیریت بهینه کار شما طراحی و پیاده سازی شده است.
اگر مدیر یک دفتر حقوقی بزرگ هستید و به دنبال نرم افزاری برای مدیریت آن هستید که تمام نیازهای شما را برآورده کند و از گزارش های متنوع و مفید آن برای مدیریت هر چه بهتر دفتر خود استفاده کنید یا دفتر کوچکی دارید و به دنبال نرم افزاری پرسرعت برای مدیریت پرسنل، امور مالی و به اشتراک گذاری سریع با مشتریان خود، به شما پیشنهاد میکنیم که با شمارۀ ویژۀ دنیای وب در زیر همین مطلب تماس بگیرید و یا از طریق گزینۀ مشاوره؛ نام و شماره تلفن خود را برای ما ارسال کنید تا با شما تماس بگیریم و پس از مشورت با مشاورین فنی ما و بعد از برآورد نیازهای شما، شروع به کار خواهیم کرد.
تهیه گزارشات متنوع از پرونده موکلین
گزارشات حسابداری
مجهز به سامانه پیام کوتاه
نگهداری از اطلاعات ثبت شده
تعریف وکیل
ثبت اطلاعات موکل
جستجو موکل
گزارش گیری موکل
جستجو پرونده های ثبت شده
بایگانی پرونده های ثبت شده
تعریف علت های مراجعه موکل
ثبت انواع نامه های اداری
طبقه بندی و مشاهده وضعیت نامه
تنظیم تقویم هفتگی
تعیین وقت برای موکلین
تهیه گزارش از برنامه کاری
امکان گزارش از ساعات جلسات
امکان گزارش از برنامه کاری
امکان گزارش از وضعیت پرونده ها
تنظیم و ثبت اطلاعات وکالتنامه ها
تنظیم و ثبت قرارداد های حقوقی
