چگونه یک نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مناسب تهیه کنید؟
چگونه نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مناسب با مرکز درمانی خود را تهیه و انتخاب کنید؟ آیا یک نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک رایگان پاسخگوی کار است و یا باید مبالغی را برای یک نرم افزار مناسب و کاربردی هزینه کرد؟
واقعیت این است که هیچ کدام از این موارد بهصورت مطلق درست نیست. یک پکیج نرم افزاری مناسب باید مطابق با نیازها و گستردگی فعالیتهای مورد نیاز مطب و یا کلینیک شما باشد.
شما ممکن است برای یک نرم افزار مبلغ بسیار زیادی هزینه کرده و یک سیستم جامع و یکپارچه تهیه کنید ولی از آنجاییکه ممکن است این سیستم مطابق با روند کاری مطب و یا کلینیک شما نباشد، باید زمان و هزینۀ زیادی را صرف آموزش کارکنان خود کنید و نهایتاً مجبور شوید که رویۀ کاری خود را تغییر داده و با نرم افزار مطابقت دهید و عملاً بسیاری از بخشهای نرم افزار هرگز برای شما کارایی نخواهد داشت.
و یا برعکس، ممکن است برای اینکه برای سیستم نرم افزاری مورد نیاز خود، هزینۀ زیادی پرداخت نکنید، نرم افزار ارزانتر و یا حتی رایگانی را انتخاب کنید. در این حالت نیز زمان زیادی برای ورود اطلاعات و راهاندازی سیستم صرف میکنید و نهایتاً نتیجه میگیرید که باید نرم افزار خود را تغییر دهید.
پس هیچگاه ملاک اصلی خرید یک نرم افزار، گران و یا ارزان بودن آن نیست. هرچند، قیمت یکی از عوامل مؤثر در خرید نرم افزار مدیریتی مناسب است و باید با امکانات آن نرم افزار مطابقت داشته باشد. در ادامه به روندی که شما میتوانید برای تهیه و استفاده از مناسبترین نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک برای خودتان در نظر داشته باشید، اشاره میکنیم.
شناسایی نیاز (نیاز سنجی)
قبل از خرید هر چیزی باید نیاز سنجی کرد! ابتدا نیازهای مطب و یا کلینیک خود را مشخص کنید و ببینید چه چیزی نیاز دارید؟ چه مشکلاتی دارید و چه امکاناتی مور نظر شماست؟ و از یک نرم افزار انتظار معجزه نداشته باشید! هرچند فناوری و نرم افزارها واقعاً معجزه هم میکنند!
مواردی مانند اینکه چند سیستم قرار است از این نرم افزار استفاده کنند؟ آیا این نرم افزار برای زمانهایی که دور از مطب و یا کلینیک هستید نیز مورد استفاده قرار میگیرد و اگر شما دارای یک کلینیک بزرگ هستید که دارای قسمتهای مختلف مانند پزشک عمومی و متخصص، دندانپزشکی، داروخانه، مامایی، رادیولوژی، آزمایشگاه و … است، بهتر است که از مسئول هر قسمت بخواهید که روند کاری و گزارشات مورد نیاز خود را تهیه کنند.
باید مشخص کنید روند فعالیت مطب و یا کلینیک شما چگونه است؟ بهعنوان مثال اگر شما قسمت حسابداری و انبار دارید، آیا نیاز به ماژول حسابداری و انبار بهصورت مستقل دارید و آیا فعالیت شما براساس یک چرخۀ کنترلشده و یکپارچه در این نرم افزارها ثبت میشود و یا تنها نیاز دارید که گزارشهای بیماران و گردش حساب خود را داشته باشید؟
توجه داشته باشید که پاسخ درست به این سوالات کمک شایانی در انتخاب نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مناسب با کار شما خواهد کرد و همچنین از صرف هزینۀ زیاد و یا خرید نرم افزاری که پاسخگوی کار شما نیست، جلوگیری میکند.
کاربردی، ساده و سریع بودن!
بعد از نیازسنجی قطعاً باید بررسی کنید که کدام نرم افزارها در حوزۀ مطب و کلینیک برای شما کاربردی است. اصلاً نرم افزار کمکی به شما میکند؟
خیلی از نرم افزارهای موجود در بازار، امکانات جذابی دارند ولی آیا برای شما کاربردی هستند؟ یک نرم افزار خوب کمک بسیار خوبی برای مدیریت مطب و کلینیک است، بهخصوص که ما در ایران زندگی میکنیم و ابزار نظارتی در هر کسبوکاری لازم است.
یک نرم افزار کند با دسترسیهای سخت، رابط کاربری ضعیف و … درد سر ساز است! مهمترین قسمت در انتخاب یک نرم افزار این است که شما بتوانید با کمترین دردسر با آن کار کنید و نیازهای شما را برطرف کند.
قیمت نرم افزار
اولین چیزی که تاکید کرده بودم، این بود که شما باید نیاز سنجی کنید! قطعاً زمانی که نیاز به یک سری آپشنها ندارید، دلیلی هم ندارد برای آنها هزینه کنید.
درکل توصیۀ من این است که یک نرم افزار خوب با تمامی امکانات تهیه کنید چون قطعاً در مدیریت مجموعه خیلی به شما کمک میکند.
پشتیبانی
حتماً بررسی کنید پشتیبانی نرم افزار چطور است و تا چه مدتی شامل خدمات پشتیبانی میشود. آیا خدمات پشتیبانی همیشه در دسترس است؟
نتیجه گیری
پس از جمعبندی نهایی نیازهای مطب، کلینیک، پلی کلینیک، درمانگاه و یا ساختمان پزشکان خود و بررسی انواع نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک موجود در بازار، بهترین گزینه این است که از مشاوران شرکت نرم افزاری مورد نظر خود بهره بگیرید، بهاینترتیب شما روند کاملی از چرخۀ فعالیت خود را در نرم افزار مورد نظر پیدا میکنید و نهایتاً با بررسی خروجیهای آن نرم افزار و گرفتن تصمیم قطعی، اقدام به خرید نرم افزار مدیریت مطب و کلینیک مینمایید.